Política de Tratamiento de Datos Personales

Política de Protección y Tratamiento de Datos

En BGM LEGAL ADVISORS reconocemos la importancia de la privacidad de la información que mantenemos en nuestra base de datos, especialmente la información personal sobre las personas con quienes tratamos, sean clientes, usuarios, colaboradores, proveedores u otros.

En nuestra condición de abogados en ejercicio y proveedores de servicios legales en la República de Panamá, tenemos una obligación profesional y ética de mantener en confidencialidad toda la información que recibimos, como parte de nuestra relación abogado-cliente. Adicionalmente, estamos comprometidos a salvaguardar la información que almacenamos y/o procesamos de las personas, ya sean naturales o jurídicas.

En esta Política de Protección de Datos (“Política”), establecemos los lineamientos que hemos implementado en nuestra empresa con relación al manejo de sus datos, desde su recopilación, su uso y con quien compartimos dicha información.

Esta Política complementa todos los acuerdos previos, ya sean verbales o escritos, entre Usted y Nosotros con respecto a la recopilación, uso y divulgación de su información personal, comercial o financiera.

Fundamento Legal

Esta Política se basa en la Ley 81 de 26 de marzo de 2019 sobre Protección de Datos Personales, reglamentada por el Decreto Ejecutivo 285 de 28 de mayo de 2021, que buscan la protección de los derechos de las personas naturales en su calidad de titulares de sus datos personales, en cuanto al uso de estos datos.

La Ley 81 y sus reglamentos, aplican a todas las bases de datos que se encuentren en el territorio de la República de Panamá, cuando almacenen datos personales de nacionales o extranjeros, o cuando el responsable del tratamiento tenga su domicilio en la República de Panamá. Se exceptúan las bases de datos de sujetos regulados por leyes especiales siempre que estas leyes establezcan estándares técnicos mínimos necesarios para la protección iguales o superiores a los establecidos por la ley 81 de 2019.

A quienes aplica esta Política

Esta política aplica a nosotros, como custodio de la base de datos y como responsable del tratamiento de sus datos personales, y a usted, persona natural o jurídica como titular de los datos.

Cuando hablamos de “Nosotros”, nos referimos a “BGM Legal Advisors” y/o “AvantGarde Legal”.

Cuando hablamos de “Usted,” nos referimos a usted en su calidad de cliente, usuario, visitante, colaborador, proveedor o persona que por cualquier otra razón comparta sus datos con nosotros.

Definiciones

A continuación, encuentre aquellas definiciones que ofrece la Ley 81 de 2019 y sus reglamentos para la terminología que utilizamos en esta política.

Tipos de datos

Dato personal. Cualquier información concerniente a personas naturales, que las identifica o las hace identificables. Nosotros tratamos todo dato personal como dato confidencial.

Datos confidenciales. Aquellos datos que por su naturaleza no deben ser de conocimiento público o de terceros no autorizados, incluyendo aquellos que estén protegidos por ley, por acuerdos de confidencialidad o no divulgación, a fin de salvaguardar información. En los casos de la Administración Pública, son aquellos datos cuyo tratamiento está limitado para fines de esta administración o si se cuenta con el consentimiento expreso del titular, sin perjuicio de lo dispuesto por leyes especiales o por las normativas que las desarrollen. Los datos confidenciales siempre serán de acceso restringido.

Dato sensible. Aquel que se refiera a la esfera íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para este. De manera enunciativa, se consideran sensibles los datos personales que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico; creencias o convicciones religiosas, filosóficas y morales; afiliación sindical u opiniones políticas; datos relativos a la salud, a la vida, a la preferencia u orientación sexual, datos genéticos o datos biométricos, entre otros, sujetos a regulación y dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona natural.

Formas de Almacenamiento

Almacenamiento de datos. Conservación o custodia de datos en una base de datos establecida en cualquier medio provisto, incluido el de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TICs).

Base de datos. Conjunto ordenado de datos de cualquier naturaleza, cualquiera que sea la forma o modalidad de su creación, organización o almacenamiento, que permite relacionar los datos entre sí, así como realizar cualquier tipo de tratamiento o transmisión de estos por parte de su custodio.

Fuente accesible. Bases de datos que no sean de acceso restringido o contengan reserva alguna a consultas, o que sean de acceso público, como las publicaciones estatales de carácter oficial, los medios de comunicación, los directorios telefónicos y la lista de personas que pertenecen a un grupo de profesionales que contengan únicamente nombre, título o profesión, actividad, dirección laboral o comercial, al igual que información que indique su pertenencia a organismos.

Sujetos de esta política

Titular de los datos. Persona natural o jurídica a la que se refieren los datos.

Custodio de la base de datos. Persona natural o jurídica, de derecho público o privado, lucrativa o no, que actúa a nombre y por cuenta del responsable del tratamiento y le compete la custodia y conservación de la base de datos.

Responsable del tratamiento de los datos. Persona natural o jurídica, de derecho público o privado, lucrativa o no, que le corresponde las decisiones relacionadas con el tratamiento de los datos y que determina los fines, medios y alcance, así como cuestiones relacionadas a estos.

Tratamiento de Datos Personales

Tratamiento de datos. Cualquier operación o complejo de operaciones o procedimientos técnicos, de carácter automatizado o no, que permita recolectar, almacenar, grabar, organizar, elaborar, seleccionar, extraer, confrontar, interconectar, asociar, disociar, comunicar, ceder, intercambiar, transferir, transmitir o cancelar datos, o utilizarlos en cualquier otra forma.

Consentimiento. Manifestación de la voluntad del titular de los datos, mediante la cual se efectúa el tratamiento de estos.

Bloqueo de datos. Restricción temporal de cualquier acceso o tratamiento de los datos almacenados.

Eliminación o cancelación de datos. Suprimir o borrar de forma permanente los datos almacenados en bases de datos, cualquiera que sea el procedimiento empleado para ello.

Modificación de datos. Todo cambio en el contenido de los datos almacenados en bases de datos.

Procedimiento de disociación o anonimización. Todo tratamiento de datos que impide que la información disponible en la base de datos pueda asociarse a persona natural determinada o determinable.

Transferencia de datos. Dar a conocer, divulgar, comunicar, intercambiar y/o transmitir, de cualquier forma y por cualquier medio, de un punto a otro, intra o extrafronterizo, los datos a personas naturales o jurídicas distintas del titular, ya sean determinadas o indeterminadas.

Principios definidos en la ley

Confidencialidad. Todas las personas que por su rol tienen acceso a sus datos están obligadas a no divulgarlos. Contamos con procesos, políticas y herramientas internas para apoyarnos a mantener la confidencialidad de sus datos.

Finalidad. Cuando obtenemos sus datos personales le informamos sobre el propósito y sólo los usaremos para los fines establecidos.

Lealtad. Obtenemos sus datos personales sólo con su conocimiento y consentimiento.

Licitud. Cuando obtenemos sus datos nos aseguramos de contar con su consentimiento y lo documentamos para consultas futuras.

Portabilidad. De ser requerido por usted, le compartiremos sus datos personales oportunamente en un formato genérico y común.

Proporcionalidad. Solo le solicitaremos los datos personales necesarios relacionados con la finalidad establecida.

Seguridad de los datos. Hemos tomado medidas técnicas y organizacionales apropiadas contra el procesamiento no autorizado e ilícito de sus datos e información personal. Puede sentirse tranquilo que nosotros contamos con una plataforma tecnológica robusta, con el asesoramiento de un equipo altamente especializado que ha desarrollado una estrategia para optimizar continuamente la seguridad de sus datos personales.

Transparencia. Siempre procuraremos comunicar nuestras políticas de protección de datos en un lenguaje fácil de entender.

Veracidad y Exactitud. Siempre procuraremos que sus datos estén exactos y se mantengan actualizados. Recuerde que la actualización es una responsabilidad compartida.

Derechos como Titular de los Datos Personales

Acceso. Usted puede obtener sus datos personales, conocer su origen y la finalidad para la cual han sido recabados.

Rectificación. Usted puede solicitar corrección de sus datos personales, si considera que estos están incorrectos, irrelevantes, incompletos, desfasados, inexactos, falsos o impertinentes. En tal caso nosotros procederemos con la corrección correspondiente en un plazo de 5 días hábiles siguientes a la solicitud.

Cancelación. Usted puede solicitar la eliminación de sus datos, si considera que estos están incorrectos, irrelevantes, incompletos, desfasados, inexactos, falsos o impertinentes.

Oposición. Cuando usted considera que hay motivos fundados y legítimos relacionados a algo en particular, se puede negar a proporcionar sus datos personales o a que sean objeto de determinado tratamiento, así como a revocar su consentimiento.

De ser solicitado por usted, le compartiremos sus datos personales en un formato genérico y común, en un plazo no mayor de diez (10) días laborables a partir de la solicitud.

Por favor tenga en cuenta que para proteger sus derechos podemos eliminar, cancelar, modificar o bloquear sus datos personales sin necesidad de una solicitud por su parte, cuando existan pruebas de inexactitud de sus datos. Cuando la exactitud de sus datos no puede ser establecida o tengan vigencia dudosa, podemos bloquear sus datos.

 

¿Cómo y por qué recolectamos información personal?

Como firma forense y proveedor de servicios legales, recolectamos datos personales como parte de nuestras actividades profesionales con el fin de servir a nuestros clientes.

Nunca recopilamos datos personales sin su conocimiento y consentimiento. No usamos sus datos personales para fines diferentes a los indicados.

Es importante destacar que no divulgamos ni vendemos su información personal o información de contacto comercial a terceros que les permita mercadear sus productos y servicios.

 

Cliente o prospecto

Cuando usted solicita un servicio o cotización de un servicio podemos recolectar su información y datos, como parte del proceso de introducción, para entender, acceder y asistirle con sus necesidades legales, para cumplir con obligaciones de leyes especiales o para garantizar que la información es correcta y está al día, entre otros. Solamente recolectamos sus datos a través de medios legales y consensuados.

Alguna de la información que típicamente recolectamos es:

Información y datos personales básicos para identificarlo inequívocamente: nombre completo, fecha de nacimiento, nacionalidad, número de pasaporte o identificación, en caso de ser persona jurídica, su rol dentro de la organización.

Datos de contacto para poder comunicarnos con usted y facturar: dirección física, dirección de facturación, dirección de correo electrónico, números de teléfono y en caso de ser persona jurídica domicilio y número de identificación fiscal.

Información necesaria para cumplir con la política de Conozca a su cliente y requisitos de Debida Diligencia: adicional a los datos mencionados en los puntos anteriores, copia de su documento de identificación, comprobante de domicilio, cartas de referencia, hoja de vida, comprobantes de ingresos, en caso de ser persona jurídica certificado de existencia o equivalente, entre otros documentos que permitan identificar al beneficiario final.

Generalmente, usted habrá suministrado información y datos en el curso de nuestra relación. Sin embargo, según sea necesario para proveer los servicios solicitados y/o cumplir con obligaciones legales, podemos validar o recolectar información sobre usted con las diferentes bases de datos nuestras, como las de otras empresas de nuestro grupo económico, o a través de terceros tales como fuentes accesibles, otras autoridades y/o entidades estatales y de proveedores de servicios.

Usamos sus datos personales solamente en nuestras actividades profesionales regulares y para cumplir con nuestras obligaciones en los contratos o acuerdos suscritos para proveerle nuestros servicios, realizar verificaciones por posibles conflictos o búsquedas contra lavado de capitales, para cumplir con nuestras obligaciones legales en las jurisdicciones donde operamos y defender sus derechos legales, así como para cumplir con órdenes judiciales y/o administrativas si fuera necesario.

Como parte de nuestra relación profesional, podríamos enviarle información sobre nuestros servicios legales, acerca de nuevos productos o servicios, eventos y noticias sobre nuestra firma, además de actualizaciones normativas de las jurisdicciones en las que brindamos servicios, directamente o a través de corresponsales. Usted puede en cualquier momento retirar su consentimiento, notificándonos al correo [email protected].

Visitas en nuestra página web o realiza pagos

Cuando usted navega por nuestra página de internet, podríamos recolectar información técnica como su dirección de IP, con el fin de optimizar el funcionamiento y la seguridad de nuestras plataformas tecnológicas. Al completar nuestro formato para pago por tarjetas de crédito o débito y enviarlo por correo o WhatsApp, recolectamos además la información que usted nos proporciona en el momento y que es estrictamente necesaria para que cumpla con el fin para el que fue diseñado, por ejemplo, el de realizar el pago de una proforma o factura. En todos los casos, siempre procuramos la seguridad y el resguardo de sus datos.

 

Si es un proveedor

Cuando usted es proveedor de nuestra empresa, le podemos pedir información general sobre su negocio, como datos de registro público, datos de contacto, referencias comerciales y cualquier otra información que sea requerida para realizar la debida diligencia y evaluar el riesgo de una relación contractual.

 

Si es colaborador o candidato a vacante de trabajo

Cuando usted aplica a una posición con nosotros, recopilamos la información que usted nos proporciona con su hoja de vida. Además, podríamos estar recopilando información adicional a través de sus referencias. Utilizamos esta información con el fin de evaluar candidatos a cubrir una plaza de trabajo con nosotros. De no ser contratado, se mantiene la información por un tiempo determinado y luego se elimina. En caso de ser contratado, su información formará parte de nuestra base de datos de colaboradores, para la cual podríamos solicitar y almacenar información adicional, con el fin de desarrollar la relación laboral y cumplir con los requisitos de Debida Diligencia aplicables a nuestros colaboradores.

¿Cómo se maneja su información?

En el curso de nuestra relación de negocios, suministramos información a nuestro personal para fines comerciales razonables y para suministrarle servicios. Nuestro personal está capacitado para mantener la confidencialidad y seguridad de sus datos.

Para proveer algunos de nuestros servicios podemos en ocasiones recurrir a proveedores de servicios externos o profesionales que trabajan con nosotros, como por ejemplo peritos, contadores, traductores, proveedores de servicios informáticos, bancos y otros, que podrían tener acceso a sus datos personales. En estos casos, nosotros requerimos que estos proveedores cumplan con prácticas y políticas que aseguren la seguridad y confidencialidad de sus datos personales y que no sean tratados para otros fines que los especificados previamente.

Algunas de nuestras empresas, sedes o proveedores de servicios pueden estar ubicados en distintas jurisdicciones. Cuando sea necesario transferir o transmitir su información personal para el fin indicado, siempre nos aseguramos de que se mantenga la protección y confidencialidad de sus datos como si estuvieran en territorio nacional.

Tenga siempre presente que debemos y suministraremos sus datos e información básica a autoridades gubernamentales cuando la misma sea solicitada por los canales legales correspondientes y deba ser entregada conforme a la ley.

Procedimiento para acceder a su información

Para solicitar información sobre los datos que almacenamos sobre usted, solicitar correcciones o cancelaciones, por favor comuníquese con nosotros a través de nuestro correo electrónico [email protected], indicando los detalles de su solicitud, así como su nombre, número de teléfono, identificación y de tener su número de cliente o colaborador. Nosotros le responderemos en un plazo no mayor de diez (10) días laborables.

Fidelidad de la Información Personal

Mientras exista una relación de negocios con Nosotros, usted deberá en todo momento suministrar y mantener actualizada toda la información personal, y deberá notificarnos tan pronto se produzcan cambios a la misma para que podamos actualizar nuestras bases de datos y asegurar que no haya percances en la relación contractual que mantengamos.

Custodia de Información

La información que recolectamos se utiliza estrictamente para los propósitos indicados. El acceso de nuestros colaboradores a su información es restringido y limitado únicamente a aquellos que tengan autorización y entrenamiento en el manejo adecuado de la información del cliente.

Hemos adoptado y aplicado salvaguardas físicas, electrónicas, procedimentales y prácticas de seguridad para garantizar que su información se mantenga confidencial y segura como lo requiere la ley y nuestros procedimientos internos y prácticas.

Conservación de la Información

Usted acepta que podemos mantener y utilizar información sobre Usted en nuestros registros para los fines descritos en esta Política, incluso si deja de ser un cliente, sujeto a las leyes aplicables.

Fecha de vigencia de esta Política

Esta Declaración de Privacidad fue actualizada al 16 de enero de 2023. Podemos revisar y cambiar nuestra Declaración de Privacidad en cualquier momento con el fin de actualizar nuestro compromiso de privacidad para con usted, en base a las leyes y reglamentos vigentes en la República de Panamá sobre privacidad y tratamiento de datos personales.